In dem Menüpunkt Abwesenheiten können alle Abwesenheiten der Mitarbeiter verwaltet werden.

Filter

Auf der linken Seite befindet sich ein Filter in dem sowohl nach Datum, Status, dem Grund der Abwesenheit, Standort sowie einzelnen Mitarbeitern gefiltert werden kann. Wird bei Standort Kein Standort oder bei Mitarbeiter Kein Mitarbeiter ausgewählt, werden jeweils alle angezeigt.

In der Tabelle werden dann die entsprechenden Abwesenheiten aufgelistet.

Jede Abwesenheit hat einen Status, der auf der linken Seite mittels einer Farbe angezeigt wird:

Nicht bearbeitet (grau): Die Abwesenheit wurde angelegt, aber noch nicht bearbeitet
Angenommen (grün): Die Abwesenheit wurde akzeptiert und wird bei der Stundenabrechnung berücksichtigt
Abgelehnt (rot): Die Abwesenheit wurde von einem Manager abgelehnt und wird bei der Stundeabrechnung nicht berücksichtigt

Um eine Abwesenheit zu bearbeiten, kann entweder direkt auf die entsprechende Zeile geklickt werden, oder mittels Schnellwahl auf der rechten Seite akzeptiert (Häkchen) oder abgelehnt (Kreuzerl) werden.

Wird eine Abwesenheit abgelehnt, so kann auch ein Ablehnungsgrund eingegeben werden, der in weiterer Folge per Mail an den Mitarbeiter ergeht.

Anlegen einer Abwesenheit

Um einen Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich oder eine andere Abwesenheit anzulegen, kann in der Ansicht ganz rechts oben auf das blaue Plus geklickt werden.

Es öffnet sich dann ein Dialog in dem sowohl Mitarbeiter als auch Grund und Datum gewählt werden können. Man sieht auch gleich welche Änderungen im Normal- und Urlaubskonto durch die Abwesenheit entstehen.

Jede Abwesenheit ist nach dem Anlegen zuerst nicht bestätigt und muss im Anschluss genehmigt oder abgelehnt werden.

Auch können Abwesenheitsanträge im Bulk erstellt werden. Wählen Sie dazu bitte "Alle Mitarbeiter" und der Abwesenheitsantrag wird für alle (gefilterten) Mitarbeiter erstellt.

Auch lassen sich wiederholende Abwesenheiten erstellen. Wird eine eintägige Abwesenheit bspw. vom Typ "Berufsschule" erstellt, kann diese mit dem Schieberegler "Abwesenheiten wiederholen" auf mehrere Tage (in einem bestimmten Zeitraum) dupliziert werden.

Wählen Sie hierzu den Wochentag, den Wiederholungsmodus (Jede Woche, Jede zweite Woche, Jede vierte Woche) und das späteste Datum der Ausführung.

Gut zu wissen

Die angezeigten Abwesenheiten können unter Einstellungen > Abwesenheitsarten manuell angepasst und erweitert werden.

Bei Abwesenheitsanträgen vom Typ "Urlaub" kann bei eintägigen Urlaubsanträgen auch ein "Halbtage-Urlaub" gesetzt werden. Wird der Urlaub so beantragt und genehmigt, wird im Stundenkonto nur der halbe Wert der Soll-Tagesarbeitszeit geschrieben. Das Setting zur Aktivierung dieser Funktion findet sich unter Einstellungen > Allgemein > Abwesenheiten.

Bei bezahlten Abwesenheiten mit Uhrzeit wie etwa einem bezahlten Zeitausgleich kann angegeben werden, ob es sich hierbei um eine durchgängige oder tägliche Abwesenheit handelt. Bei der standardmäßig hinterlegten Auswahl "Abwesenheit täglich von/bis" wird bei mehrtägigen Abwesenheiten nur die tägliche Soll-Zeit des Mitarbeiters auf das Normal-Konto gutgeschrieben, bei der durchgängigen Abwesenheit die gesamte Zeit von Start- bis Endzeitpunkt.

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